Annulering, bedenktijd en je voorwaarden

Als trainer verkoop je meestal aan organisaties. Er ligt een offerte, er is een inkoper en als de datum wordt afgezegd, gelden de afspraken die jullie hebben gemaakt. Zodra je een programma online zet dat particulieren kunnen kopen, kom je in een ander gebied terecht. Daar staan de regels vast en gelden ze ook als jij ze niet kent.

Dit artikel wijst je op de punten waar je iets moet regelen. Het vervangt geen jurist.

Consument of zakelijk maakt het verschil

De consumentenregels gelden als je verkoopt aan iemand die niet handelt voor zijn beroep of bedrijf. Verkoop je aan een zzp'er die de training voor zijn eigen bedrijf inkoopt, dan is dat zakelijk en gelden ze niet.

Dat onderscheid is bij trainers zelden zwart-wit. Iemand die zich privé inschrijft voor jouw programma over presenteren, is een consument, ook al gebruikt hij het voor zijn werk. Vraag daarom bij het bestellen om bedrijfsgegevens en behandel iedereen zonder die gegevens als consument. Dat is de veilige kant.

De bedenktijd van veertien dagen

Bij een koop op afstand heeft een consument in beginsel veertien dagen bedenktijd. In die periode mag hij de overeenkomst zonder opgaaf van reden ontbinden. De Autoriteit Consument en Markt houdt daar toezicht op en op Consuwijzer staat de uitleg vanuit de kant van de koper.

Voor een online training levert dat een praktisch probleem op. Je deelnemer krijgt meteen toegang, kijkt in twee dagen het hele programma door en ontbindt op dag dertien. Wettelijk kan dat, tenzij je iets hebt geregeld.

Hoe je de bedenktijd kunt laten vervallen

Voor digitale inhoud die niet op een fysieke drager wordt geleverd, kan het herroepingsrecht vervallen. Daarvoor moet je twee dingen doen. Allebei bij het afrekenen zelf.

1. Je vraagt de koper uitdrukkelijk in te stemmen met levering tijdens de bedenktijd.
2. Je laat hem uitdrukkelijk verklaren dat hij daarmee zijn herroepingsrecht opgeeft.

Beide moeten terugkomen in de bevestiging die je stuurt. In de praktijk is dat een aanvinkvakje bij de bestelknop, dat standaard leeg staat, met een zin die geen twijfel laat. Vink je het vakje niet aan, dan houdt de koper zijn veertien dagen.

Voor diensten geldt een vergelijkbare constructie. Wordt de dienst volledig binnen de bedenktijd uitgevoerd, dan kun je met instemming en een uitdrukkelijke verklaring de bedenktijd laten vervallen. Voor bijeenkomsten op een vaste datum gelden aparte uitzonderingen, zoals die ook gelden voor evenementen en tickets.

Annulering bij live trajecten

Bij een live traject of een hybride programma met vaste data heb je iets anders nodig: een annuleringsregeling. De vraag is niet of iemand mag annuleren, maar tegen welke voorwaarden.

Zet er drie dingen in.

• Een staffel. Bijvoorbeeld: kosteloos tot vier weken voor de start, daarna een deel en binnen een week het volledige bedrag. Kies wat past bij hoeveel voorbereiding jij vooraf doet.
• Een vervangingsregeling. Bij zakelijke deelnemers is het meestal geen probleem dat er een collega in de plaats komt. Dat scheelt discussie.
• Wat er gebeurt als jij annuleert. Ziekte overkomt iedereen. Leg vast dat je een nieuwe datum aanbiedt en wat er gebeurt als die niet uitkomt.

Je algemene voorwaarden

Je hebt geen algemene voorwaarden nodig om te mogen verkopen, maar zonder voorwaarden gelden alleen de wet en wat er in je offerte staat. Het Ondernemersplein beschrijft wat erin hoort en waar je op moet letten.

Voor een trainer met online aanbod horen er in elk geval bij: hoe de overeenkomst tot stand komt, betaling en termijnen, de duur van de toegang, wat de deelnemer met het materiaal mag zoals in auteursrecht op je eigen trainingsmateriaal staat, annulering en hoe je met klachten omgaat.

Het belangrijkste punt wordt vaak vergeten: voorwaarden gelden pas als de koper ze vóór of bij het sluiten van de overeenkomst heeft kunnen lezen. Een link in de voettekst van je site is te weinig. Bied ze aan bij het afrekenen en stuur ze mee in de bevestiging.

Hoe lang blijft de toegang geldig

Een vraag die je zelf moet beantwoorden voordat een deelnemer hem stelt. Levenslange toegang klinkt aantrekkelijk en is een belofte die je jaren later moet waarmaken, ook als je het programma niet meer onderhoudt.

Een periode van twaalf of vierentwintig maanden is eerlijker en makkelijker vol te houden. Zeg het duidelijk op je verkooppagina, want een verrassing achteraf kost je meer dan de verkoop opleverde.

Zet het één keer goed neer

Dit is werk van een middag dat je jarenlang rust geeft. Schrijf je voorwaarden op, laat ze een keer nakijken door iemand met verstand van zaken en zet ze op de plek waar je ze nodig hebt. Daarna kun je je bezighouden met de inhoud. Dat is waar je goed in bent.