Het rekensommetje achter je volle agenda

Vraag een zelfstandige trainer hoe het gaat en je krijgt vaak hetzelfde antwoord: druk. Vraag door naar de omzet en het wordt stiller. Druk en goed verdienen zijn niet hetzelfde, want de omzet van een trainer die alleen zaaldagen verkoopt heeft maar twee knoppen. Je tarief en het aantal dagen. Meer knoppen zijn er niet.

De formule past op een bierviltje

Neem je dagtarief. Vermenigvuldig dat met het aantal dagen dat je in een maand echt factureert. Vermenigvuldig dat met het aantal maanden dat je werkt, want augustus en de kerstweken tellen zelden mee. Wat eruit komt is je jaaromzet. Er is geen derde factor die daar stiekem nog iets aan toevoegt.

Wat de som zo ongemakkelijk maakt, is wat er ontbreekt. Er staat geen post in voor de avonden waarop je een programma in elkaar zet. Niet voor de intakes vooraf, niet voor het nabellen, niet voor de reistijd naar Groningen en terug. Al die uren zitten verstopt in het dagtarief. Hoe meer dagen je draait, hoe meer onbetaalde uren er aan vastzitten. Je kunt de rekensom zelf maken met de rekenhulp, waar je je eigen getallen invult in plaats van die van een ander.

Waarom het tarief maar tot een bepaald punt helpt

De eerste reflex bij een plafond is het tarief verhogen. Dat werkt, tot het niet meer werkt. Op een gegeven moment zit je aan de bovenkant van wat opdrachtgevers in jouw hoek gewend zijn te betalen. Dan gebeurt er iets vervelends: je gaat opdrachten mislopen die je wel had willen doen. Niet omdat je slecht bent, maar omdat de inkoper een budget heeft dat niet van jou is.

Bovendien schuift een tariefverhoging het probleem alleen op. Verdubbel je tarief en je hebt een hoger plafond, geen ander plafond. Zodra je agenda weer vol zit, sta je op dezelfde plek met een groter getal erboven.

Waarom meer dagen draaien geen oplossing is

De tweede reflex is meer dagen aannemen. Ook dat werkt een tijdje. Twaalf trainingsdagen in een maand is haalbaar als je er twintig jaar in zit en je materiaal ligt klaar. Vijftien wordt zwaar. Achttien is een recept voor een periode waarin je niets meer kunt.

En er zit een addertje onder: hoe voller je agenda, hoe minder tijd je hebt voor het werk dat nieuwe opdrachten oplevert. Je acquisitie, je zichtbaarheid, het bijhouden van je vak. Dat werk verdwijnt als eerste. Een paar maanden later zie je dat terug in een agenda die opeens gaten heeft, precies op het moment dat je uitgeput bent. Dat is de reden dat veel zelfstandige trainers hun jaar in golven beleven in plaats van in een rechte lijn.

Wat je wel kunt veranderen

De enige manier om het plafond te verplaatsen is een derde factor toevoegen aan de formule. Iets dat omzet oplevert zonder dat er een dag van jou tegenover staat. Dat is de kern van online aanbod. Het is minder romantisch dan het klinkt.

Een opgenomen programma dat je één keer maakt en daarna twee jaar verkoopt, verschuift werk van later naar nu. Je betaalt vooruit met een paar weken schrijven, opnemen en monteren. Je krijgt er verkopen voor terug die niet in je agenda staan. Een live online training vervangt geen dag, maar haalt wel de reistijd en de zaalhuur eruit. Een leergang met een vaste startdatum bundelt tien deelnemers in dezelfde uren die je anders aan één opdrachtgever gaf.

Welke vorm bij jou past, hangt af van wat je traint en hoe vaak je inhoud verandert. In vier vormen online aanbod staan ze naast elkaar, inclusief wat ze in de praktijk van je vragen.

Reken het één keer echt door

De meeste trainers hebben nooit uitgerekend waar hun eigen plafond ligt. Ze weten wat ze per dag vragen en ze weten dat het druk is, maar het getal aan het eind van de som hebben ze nooit hardop gezegd.

Doe dat één keer. Pak drie getallen: je tarief, je gemiddelde aantal betaalde dagen per maand en het aantal maanden dat je werkt. Vermenigvuldig ze. Zet het bedrag naast wat je nodig hebt om je bedrijf en je huishouden te dragen, inclusief pensioen, verzekeringen en een buffer voor een slecht kwartaal.

Als er ruimte overblijft, is er niets aan de hand en kun je rustig doorgaan. Zit het krap, dan weet je precies hoeveel dagen je tekortkomt. En dan wordt de vraag concreet: welk deel van dat tekort wil je met dagen oplossen en welk deel met iets dat doorloopt terwijl je in de zaal staat.

Het rekenblad uit de werkmap neemt je stap voor stap door die som mee en laat ruimte voor je kosten, zodat je niet alleen naar omzet kijkt maar ook naar wat er onderaan overblijft. Het is een invulvel, geen advies. De getallen zijn van jou.